Politique de confidentialité

Objectifs de la politique

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») vise à informer nos clients, employés, postulants et fournisseurs de nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.

En choisissant de nous fournir des renseignements personnels — par le site Internet, par courriel, par téléphone, en personne ou par tout autre moyen — vous acceptez les termes de la Politique et nous autorisez à traiter ces renseignements conformément à celle-ci, aux fins exposées ci-dessous.

Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels

VP Avocats recueille des renseignements personnels uniquement dans le cadre de ses activités professionnelles et des mandats qui lui sont confiés, ou pour une utilisation compatible avec ces fins, toujours en conformité avec les lois en vigueur.

• Évaluer une demande de consultation et ouvrir un dossier
• Assurer la défense et la représentation devant les tribunaux
• Vérifier les conflits d'intérêts, tel que l'exige le Barreau du Québec
• Facturer nos honoraires et administrer les comptes en fidéicommis
• Communiquer avec vous au sujet de votre dossier ou de vos rendez-vous
• Répondre à nos obligations légales, déontologiques et fiscales

Quels renseignements personnels recueillons-nous

La quantité et le type de renseignements recueillis se limitent à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. Vu la nature de notre pratique en droit criminel et pénal, ces renseignements peuvent être de nature sensible. Cela peut inclure, sans s'y limiter :

• Nom, prénom, date de naissance et pièce d'identité
• Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, langue de communication
• Renseignements relatifs au dossier : accusations, conditions, documents remis par les policiers, divulgation de la preuve, antécédents judiciaires, chronologie des événements
• Renseignements sur des tiers pertinents au dossier (témoins, personnes apparentées), lorsque vous nous les transmettez
• Renseignements sur la situation personnelle, professionnelle, familiale ou de santé lorsqu'ils sont pertinents à la défense ou à la détermination de la peine
• Renseignements financiers nécessaires à la facturation et aux ententes d'honoraires
• Données techniques liées à l'utilisation du site : adresse IP, pages consultées, témoins (cookies) le cas échéant

Qui peut consulter vos renseignements personnels

VP Avocats ne communique jamais vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins d'y être légalement contraint ou lorsque la loi le permet. Vos renseignements sont couverts par le secret professionnel de l'avocat.

Seuls les avocats, le personnel autorisé du cabinet et, lorsque nécessaire, nos fournisseurs de services (hébergement, gestion documentaire, comptabilité) peuvent y accéder, et uniquement dans la mesure requise par l'exercice de leurs fonctions. Ces fournisseurs sont liés par des engagements contractuels de confidentialité.

Certains renseignements peuvent être communiqués aux tribunaux, au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à d'autres parties lorsque cela est nécessaire à la conduite de votre dossier, et toujours avec votre autorisation ou selon les règles de procédure applicables.

Lorsque nos fournisseurs utilisent des serveurs situés à l'extérieur du Québec, les renseignements peuvent y être traités et devenir sujets aux lois de ces juridictions. Nous procédons alors à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25.

Comment vos renseignements personnels sont protégés

Nous avons adopté des mesures de sécurité physiques, techniques, contractuelles et organisationnelles afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés. Ces mesures sont réévaluées périodiquement.

• Accès aux locaux et aux dossiers réservé aux personnes autorisées
• Postes de travail et systèmes protégés par mot de passe et chiffrement
• Authentification à deux facteurs lorsque disponible
• Pare-feu et sauvegardes sécurisées
• Transmission sécurisée des documents sensibles
• Formation du personnel à la protection des renseignements personnels et au secret professionnel
• Ententes de confidentialité avec l'ensemble de nos fournisseurs de services

Aucun moyen de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûr : nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons sans délai les mesures d'atténuation requises, tenons un registre des incidents et vous en informons, ainsi que la Commission d'accès à l'information, conformément à la loi.

Nous vous invitons également à contribuer à la protection de vos renseignements : évitez de transmettre des informations sensibles par des moyens non sécurisés, utilisez des mots de passe uniques et avisez-nous sans tarder si vous croyez qu'un accès a été compromis. Le formulaire de contact du site ne doit pas servir à transmettre des détails confidentiels avant l'ouverture d'un dossier.

Consentement

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels avec votre consentement et dans la mesure où la loi l'autorise ou l'exige. En nous fournissant des renseignements personnels, par quelque moyen que ce soit, vous consentez à leur collecte et à leur utilisation conformément à la présente Politique.

Dans certaines circonstances, la loi nous permet de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements sans votre consentement, notamment pour l'exercice d'un droit, pour prévenir ou détecter une fraude, ou lorsqu'une loi l'exige.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou déontologiques applicables. Nous vous informerons alors des conséquences d'un tel retrait, notamment de la possibilité que nous ne puissions plus assurer la conduite de votre dossier.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou plus longtemps lorsque les lois applicables et les règles du Barreau du Québec l'imposent, notamment pour la conservation des dossiers professionnels.

À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels; nous y donnerons suite sous réserve de nos obligations légales et déontologiques.

Accès et correction des renseignements personnels

Nous veillons à ce que vos renseignements soient exacts et à jour. Sur réception d'une demande écrite et après vérification de votre identité, nous vous informerons des renseignements que nous détenons à votre sujet et vous y donnerons accès.

Nous pouvons refuser l'accès dans les cas prévus par la loi, notamment lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou concernent un tiers; le refus sera alors motivé par écrit.

Une mise à jour usuelle (changement d'adresse, de numéro de téléphone ou de courriel) peut simplement être faite auprès du personnel du cabinet. Une demande formelle d'accès, de rectification, de retrait de consentement, de désindexation ou de portabilité doit être transmise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels :

• Me Stéphane Pouyes, responsable de la protection des renseignements personnels
• VP Avocats (Velandia & Pouyes Avocats)
• 265, chemin de la Grande-Côte, Rosemère (Québec) J7A 1J2
• spouyes@vpavocats.ca
• 450 949-0749
• Heures d'ouverture : du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h

Rôle et responsabilités de VP Avocats

Nous sommes responsables des renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés, communiqués et détruits dans le cadre de l'exécution de nos mandats. Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de la présente Politique.

Nous poursuivons l'élaboration de politiques et de pratiques garantissant que ces renseignements sont traités en stricte conformité avec la Loi 25 et nos obligations déontologiques, et nous vérifions périodiquement notre conformité.

Plaintes et préoccupations

Notre personnel est formé pour répondre à vos questions concernant vos renseignements personnels. Si la réponse obtenue ne vous satisfait pas, vous pouvez adresser une plainte écrite au responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées ci-dessus. Nous accuserons réception de votre plainte et vous transmettrons nos conclusions dans un délai raisonnable.

Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Modification de la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre et nous publierons en ligne la version la plus récente. Nous vous invitons à la consulter régulièrement afin de demeurer informé de tout changement.